POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO
FLUIDOS TÉCNICOS SA DE CV
Versión: 01
Enero 2026.
Área responsable: Administración
Aprobación: Dirección General
OBJETIVO
Establecer los lineamientos, controles y responsabilidades para prevenir que la empresa sea utilizada, directa o indirectamente, para realizar operaciones relacionadas con recursos de procedencia ilícita, ocultar el origen de fondos o facilitar actividades de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo.
ALCANCE
La presente política es de observancia obligatoria para todo el personal, incluyendo Dirección General, Ventas, Compras, Administración, Contabilidad, Tesorería, Almacén y cualquier colaborador que intervenga en la venta, cobro, facturación, devolución o reembolso de operaciones comerciales.
Aplica a las relaciones comerciales con clientes, proveedores, distribuidores e intermediarios.
MARCO NORMATIVO
La empresa observará las disposiciones legales que le resulten aplicables, incluyendo:
- Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI).
- Reglamento de la LFPIORPI y reglas de carácter general aplicables.
- Código Penal Federal, en lo relativo a operaciones con recursos de procedencia ilícita.
- Código Fiscal de la Federación y disposiciones fiscales aplicables a la documentación de las operaciones.
- Demás disposiciones aplicables en materia financiera, fiscal y de protección de datos personales.
La aplicación de obligaciones específicas de identificación, registro y presentación de avisos dependerá de las actividades que efectivamente realice la empresa y de los supuestos previstos en la legislación.
PRINCIPIOS GENERALES
La empresa establece los siguientes principios:
- No aceptar ni facilitar operaciones cuyo origen, destino o justificación comercial presente inconsistencias relevantes.
- Realizar operaciones comerciales con clientes debidamente identificados conforme a los procedimientos internos y a la legislación aplicable.
- Mantener trazabilidad documental de las ventas, los cobros, las facturas y las entregas de mercancía.
- Evitar el uso de cuentas bancarias personales de empleados, socios o terceros para recibir pagos de clientes o realizar devoluciones.
- Investigar y documentar las operaciones inusuales o que no correspondan con la actividad comercial del cliente.
- Reportar internamente cualquier situación sospechosa, sin alertar indebidamente a las personas involucradas.
- Cumplir las obligaciones legales que correspondan, sin asumir que la transferencia bancaria elimina los riesgos de lavado de dinero.
IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Antes de establecer una relación comercial relevante, el área de Ventas deberá integrar un expediente del cliente de acuerdo con el nivel de riesgo de la operación.
El expediente deberá conformarse con:
- CSF vigente del mes en curso
- Opinión del 32- D positivo.
- Identificación del representante legal y documentación que acredite sus facultades, cuando corresponda.
- Contrato y/o pedido debidamente firmado por ambas partes.
- Estado de cuenta bancaria desde la que se realizarán los pagos, a nombre de la razón social del pedido.
- CURP en caso del cliente ser persona física.
La información deberá mantenerse actualizada y resguardada.
CONTROL DE COBROS Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS
La empresa establece que:
- Los pagos de clientes deberán recibirse preferentemente mediante transferencia electrónica a cuentas bancarias cuyo titular sea la propia empresa.
- El área de Tesorería verificará que los recursos se encuentren efectivamente abonados en la cuenta bancaria antes de considerar liquidada una operación.
- Contabilidad conciliará los movimientos bancarios contra las facturas, pedidos, contratos y registros contables correspondientes.
- Los pagos efectuados por terceros distintos del cliente deberán justificarse documentalmente y someterse a revisión antes de su aceptación definitiva.
- Se evitará recibir pagos fraccionados, múltiples o sin referencia comercial clara cuando las circunstancias sugieran un intento de ocultar el origen o propósito de los recursos.
- No se aceptarán instrucciones de pago a cuentas personales o de terceros.
- Cualquier discrepancia entre el importe pagado, el cliente facturado y la cuenta de origen deberá investigarse antes de liberar mercancía o cerrar la operación.
OPERACIONES QUE REQUIEREN REVISIÓN ESPECIAL
Se considerarán señales de alerta, entre otras:
- Pagos realizados por personas o empresas sin relación aparente con la compra.
- Solicitudes de devolución a una cuenta diferente de la cuenta de origen.
- Sobrepagos sin justificación y solicitudes de reembolso por el excedente.
- Operaciones sin pedido, contrato, factura o evidencia de entrega.
- Clientes que se nieguen injustificadamente a proporcionar información necesaria.
- Compras de montos elevados que no correspondan con la actividad conocida del cliente.
- Solicitudes para modificar al beneficiario, la facturación o los datos bancarios sin una razón comercial válida.
- Operaciones repetitivas o estructuradas que parezcan diseñadas para evitar controles o umbrales legales.
- Documentación inconsistente, posiblemente alterada o con datos que no coincidan.
La existencia de una señal de alerta no demuestra por sí sola una conducta ilícita. Deberá analizarse el contexto, documentarse la revisión y determinarse la medida correspondiente.
DEVOLUCIONES, CANCELACIONES Y REEMBOLSOS
Toda devolución deberá contar con autorización del responsable designado y documentación que explique su causa.
Como regla de control interno:
- El reembolso se realizará a la misma cuenta bancaria desde la que se recibió el pago.
- Se solicitará una carta en hoja membretada solicitando la devolución.
- No se realizarán devoluciones en efectivo, todas deberán ser mediante transferencia electrónica.
- Se conservarán los comprobantes de pago, cancelación, devolución y registro contable.
RESPONSABILIDADES
Dirección General
- Aprobar la política y proporcionar los recursos necesarios para su cumplimiento.
- Resolver las excepciones de alto riesgo y recibir informes de incidentes relevantes.
Ventas
- Recabar información comercial del cliente.
- Asegurar que las ventas cuenten con pedidos y documentación soporte.
- Comunicar cualquier inconsistencia detectada durante la negociación.
Tesorería
- Verificar los abonos bancarios.
- Revisar las cuentas de origen y destino de los pagos.
- Escalar las operaciones que presenten señales de alerta.
Contabilidad
- Conciliar los ingresos con las facturas y registros contables.
- Conservar la evidencia documental.
- Apoyar la revisión de operaciones inusuales y las obligaciones de información aplicables.
Responsable de cumplimiento: Comité de Riesgos
- Coordinar la evaluación de riesgos.
- Determinar, con asesoría especializada cuando corresponda, si existe alguna obligación legal de registro, identificación o presentación de avisos.
- Dar seguimiento a las incidencias y proponer acciones correctivas.
Todo el personal
- Cumplir esta política.
- Informar oportunamente las irregularidades.
- No alterar, ocultar ni destruir documentación relacionada con las operaciones.
CONSERVACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La documentación se conservará durante los plazos legales aplicables (5 años) y con medidas de seguridad que impidan su pérdida, alteración, destrucción o acceso no autorizado.
Cuando resulte aplicable la LFPIORPI, deberán observarse sus obligaciones específicas de conservación documental, incluyendo el plazo legal correspondiente para las actividades vulnerables.
La información de clientes y terceros solo podrá utilizarse para fines legítimos y de cumplimiento, conforme a las disposiciones de protección de datos personales.
CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN
La empresa podrá implementar capacitación periódica para el personal de Ventas, Tesorería, Contabilidad y Administración sobre:
- Prevención de lavado de dinero.
- Identificación de operaciones inusuales.
- Verificación documental.
- Control de transferencias y reembolsos.
- Canales internos de reporte.
- Obligaciones legales aplicables a las actividades de la empresa.
El cumplimiento de esta política podrá revisarse mediante auditorías internas, muestreo de expedientes y conciliaciones bancarias.
INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de esta política podrá dar lugar a medidas correctivas y, cuando corresponda, a medidas disciplinarias conforme al Reglamento Interior de Trabajo y a la legislación laboral aplicable, sin perjuicio de las responsabilidades legales que pudieran derivarse.
Ningún empleado podrá justificar una operación irregular alegando instrucciones verbales de un superior.
DISPOSICIONES FINALES
La presente política entrará en vigor a partir de su aprobación y será revisada cuando existan cambios relevantes en las operaciones de la empresa o en la legislación aplicable.
Su interpretación y aplicación deberá realizarse de manera consistente con las disposiciones legales vigentes.
APROBADO
NANCY REZA URIBE
APODERADA LEGAL